Verwerkersovereenkomst FlowReserve
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst tussen de Klant (de horecazaak die FlowReserve gebruikt, hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) en [bedrijfsnaam: nog invullen], gevestigd aan [adres: nog invullen], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer: nog invullen], e-mail [e-mailadres: nog invullen] (hierna: Verwerker). Zij wordt gesloten op grond van artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Onderwerp en duur
Verwerker verwerkt persoonsgegevens namens Verwerkingsverantwoordelijke voor zover dat nodig is om de dienst FlowReserve te leveren. De aard, het doel en de categorieën van gegevens en betrokkenen staan in Bijlage 1. Deze overeenkomst geldt zolang Verwerker persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
2. Instructies
Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. Het gebruik en de instellingen van FlowReserve door Verwerkingsverantwoordelijke gelden als zulke instructies. Verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en deelt ze niet met andere klanten van FlowReserve. Vindt Verwerker dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Verwerker dat direct.
3. Geheimhouding
Verwerker zorgt dat iedereen die onder zijn gezag toegang heeft tot de persoonsgegevens tot geheimhouding verplicht is. Verwerker geeft alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor support of onderhoud, en legt die toegang vast.
4. Beveiliging
Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek en de risico's. De maatregelen staan in Bijlage 2. Verwerker mag de maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau niet afneemt.
5. Subverwerkers
Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker algemene toestemming om de subverwerkers in Bijlage 3 in te schakelen. Verwerker kondigt het toevoegen of vervangen van een subverwerker minimaal 30 dagen vooraf aan. Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken; leidt dit niet tot een oplossing, dan mag Verwerkingsverantwoordelijke de overeenkomst kosteloos beëindigen. Verwerker legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft verantwoordelijk voor hun naleving.
6. Doorgifte buiten de EER
Verwerker slaat de persoonsgegevens op binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgifte naar een land buiten de EER vindt alleen plaats met passende waarborgen als bedoeld in hoofdstuk V van de AVG, zoals beschreven in Bijlage 3.
7. Rechten van betrokkenen
FlowReserve biedt functies waarmee Verwerkingsverantwoordelijke zelf verzoeken van Gasten kan afhandelen: gegevens inzien, exporteren, corrigeren en verwijderen, en afmelden voor de nieuwsbrief. Ontvangt Verwerker een verzoek rechtstreeks van een betrokkene, dan stuurt Verwerker dit binnen 5 werkdagen door aan Verwerkingsverantwoordelijke en handelt het niet zelf af, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke daar opdracht voor geeft.
8. Datalekken
Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 24 uur na ontdekking, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Verwerker geeft daarbij de informatie die Verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om binnen 72 uur een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te kunnen doen en zo nodig betrokkenen te informeren: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het betreft, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Verwerker houdt een register bij van alle inbreuken.
9. Bijstand
Verwerker helpt Verwerkingsverantwoordelijke, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij het nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, zoals een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Bijstand die meer dan een redelijke tijdsinspanning vraagt, mag Verwerker tegen het gebruikelijke uurtarief in rekening brengen.
10. Audit
Verwerker stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. Verwerkingsverantwoordelijke mag eenmaal per jaar, of na een datalek, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na een aankondiging van minimaal 30 dagen. De kosten van de audit zijn voor Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit wezenlijke tekortkomingen aan het licht brengt.
11. Einde van de overeenkomst
Na het einde van de overeenkomst stelt Verwerker de persoonsgegevens op verzoek binnen 30 dagen beschikbaar als export, en verwijdert ze daarna. Gegevens in back-ups worden verwijderd zodra de bewaartermijn van die back-ups is verstreken (zie Bijlage 2). Op verzoek bevestigt Verwerker de verwijdering schriftelijk.
12. Aansprakelijkheid en overige bepalingen
Voor de aansprakelijkheid geldt artikel 11 van de algemene voorwaarden van FlowReserve, onverminderd artikel 82 AVG. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Bijlage 1: Verwerkingen
Doelen
- Ontvangen, beheren en bevestigen van reserveringen en wachtlijstaanmeldingen.
- Communiceren met Gasten over hun reservering (bevestiging, herinnering, wijziging, annulering, berichten).
- Rekening houden met allergieën en dieetwensen bij het bezoek, alleen met uitdrukkelijke toestemming van de Gast.
- Bijhouden van bezoekgeschiedenis, voorkeuren en no-shows ten behoeve van de service van Verwerkingsverantwoordelijke.
- Vastleggen van toestemming voor de nieuwsbrief van Verwerkingsverantwoordelijke en het beheren van afmeldingen.
- Beheren van accounts van Gebruikers en het bijhouden van een logboek van handelingen.
Betrokkenen
- Gasten en mensen op de wachtlijst van Verwerkingsverantwoordelijke.
- Gebruikers: eigenaren, managers en medewerkers van Verwerkingsverantwoordelijke.
Gegevens
- Gasten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, datum, tijd en grootte van de reservering, tafel, opmerkingen, berichten, gelegenheid (bijvoorbeeld verjaardag), bezoekgeschiedenis, no-shows, labels en notities van het personeel, taal, toestemming voor de nieuwsbrief met datum en tekst van de toestemming.
- Bijzondere persoonsgegevens: allergieën en dieetwensen voor zover de Gast die zelf opgeeft (gegevens over gezondheid, artikel 9 AVG). Deze worden alleen verwerkt met uitdrukkelijke toestemming en automatisch gewist na de datum van het bezoek.
- Gebruikers: naam, e-mailadres, rol, versleuteld wachtwoord, datum van laatste login, handelingen in het logboek.
- Technisch: een ingekort IP-adres bij het geven van toestemming, als bewijs.
Bewaartermijnen
- Gastgegevens en reserveringen: standaard 24 maanden na de laatste reservering, instelbaar door Verwerkingsverantwoordelijke tussen 6 en 36 maanden. Daarna worden reserveringen geanonimiseerd en gastprofielen verwijderd.
- Allergieën en dieetwensen: automatisch gewist na de datum van het bezoek.
- Wachtlijstaanmeldingen zonder reservering: verwijderd de dag na de gevraagde datum.
- Bewijs van toestemming voor de nieuwsbrief: zolang de toestemming geldt en daarna maximaal 24 maanden, om aan te kunnen tonen dat toestemming was gegeven.
- Logboek van handelingen: 12 maanden.
- Logboek van verstuurde e-mails: 30 dagen.
Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen
- Alle verbindingen verlopen versleuteld via HTTPS (TLS).
- Hosting in een datacenter in Frankfurt (Duitsland).
- Elke Gebruiker heeft een eigen account. Wachtwoorden worden alleen als sterke hash opgeslagen (scrypt), nooit leesbaar.
- Sessies gebruiken beveiligde cookies (HttpOnly, Secure, SameSite) en verlopen automatisch.
- Rechten per rol (eigenaar, manager, medewerker) en strikte scheiding van gegevens per horecazaak, afgedwongen op de server.
- Het beheerplatform van FlowReserve is beveiligd met een wachtwoord en tweestapsverificatie. Het beheerplatform toont aantallen en instellingen, geen gastgegevens.
- Bescherming tegen misbruik: beperking van het aantal inlogpogingen en boekingen per IP-adres, en een spamcontrole op de boekingspagina.
- De reserveringswidget en boekingspagina plaatsen geen cookies en laden geen externe scripts, lettertypen of trackers.
- Logboek van handelingen per zaak en van beheerhandelingen.
- Dagelijkse back-up van de database, 14 dagen bewaard.
- Dataminimalisatie en automatische verwijdering volgens Bijlage 1.
Bijlage 3: Subverwerkers
- Render Services, Inc.: Hosting van de applicatie, database en back-ups. Servers in Frankfurt (Duitsland). Render is gevestigd in de VS; doorgifte op basis van de verwerkersovereenkomst van Render met standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Sendinblue SAS (Brevo): Versturen van e-mails aan gasten en gebruikers (bevestigingen, herinneringen, berichten). Frankrijk, servers in de Europese Unie.